Slik settes presentasjonsskjermene opp før et hybridpanel starter

Før skjermene bæres inn

Arbeidet med presentasjonsskjermene begynner ved et bord, ikke i salen. Jeg ber arrangøren sende lysbildene i den formen de faktisk skal vises, og jeg spør hvem som styrer dem: moderator, teknikeren eller hver enkelt taler. Svaret avgjør nesten alt annet, fra kabler til hvor teknikeren må sitte. Deretter tegner vi rommet enkelt på papir. Hvor sitter panelet, hvor er publikum, hvor faller lyset fra vinduene, og hvor står kameraene? En skjerm som står fint i en tom sal, kan sitte midt i bildeflaten til et kamera, eller gi gjenskinn akkurat når en taler peker på den.

Vi avklarer også hvem som skal se hva. I et hybridpanel er det to grupper som skal få samme innhold, men de ser det på ulike måter. Publikum i rommet ser skjermen i full størrelse sammen med talerne, mens seerne på nett ser en gjengivelse som går gjennom en bildemikser og en strøm. Å vite dette fra starten gjør de neste valgene enklere.

• Få lysbildene i endelig format
• Avklar hvem som bytter lysbilde
• Tegn romplanen med kameraenes synsfelt

Plassering i rommet

Skjermene plasseres slik at panelet kan se dem uten å vende ryggen til publikum. En skjerm bak talerne ser pen ut, men tvinger dem til å snu seg, og kameraet får da et bilde hvor både talere og lysbilder konkurrerer om oppmerksomheten. Jeg foretrekker som regel en skjerm på hver side av scenen, litt vinklet inn mot midten. Avstanden til første publikumsrad styrer skriftstørrelsen. Som tommelfingerregel skal teksten kunne leses fra siste rad, og er den for liten der, er den for liten på nett også. Vi går derfor bakerst i salen med en prøvebildefil og leser høyt det som står på skjermen, før noen setter seg.

Lys er den vanligste fienden. Sterkt dagslys gjør en skjerm blass, og rommets lamper kan speile seg i glasset. Vi prøver ulike lysinnstillinger sammen med kameraansvarlig, for et kompromiss mellom godt ansiktslys på panelet og lesbare lysbilder må finnes i hvert enkelt rom, og det finnes sjelden en løsning som passer overalt.

Lysbildene må tåle to formater

Mange lysbilder er laget for en prosjektor i en stor sal, med små fotnoter og tynne linjer. Gjennom en nettstrøm i moderat oppløsning blir slike detaljer uleselige. Vi ber derfor om få ord per bilde, store fonter og tydelig kontrast, og vi sjekker bildeformatet mot det strømmen bruker, slik at ingenting klippes bort i kantene. En praktisk detalj er at nettseerne ser lysbildene med litt forsinkelse, ofte noen sekunder. Når en taler sier «som dere ser her» i samme øyeblikk som bildet byttes, henger seerne etter. Vi ber talerne gjøre en liten pause etter hvert bytte, og vi minner moderator på at forsinkelsen finnes, uten å love at den kan fjernes helt.

For eksterne talere bestemmer vi på forhånd om de deler sin egen skjerm eller om teknikeren i rommet styrer alt. Å la hver taler dele fra sin egen maskin gir fleksibilitet, men øker risikoen for varsler, feil oppløsning og tapt forbindelse. Å styre alt fra rommet er roligere, men krever at lysbildene er sendt inn i god tid.

• Store fonter og få ord per bilde
• Kontrast som tåler komprimering
• En liten pause etter hvert bytte

Kabler, omformere og reserver

Bak skjermene er det mye som kan gå galt, og det meste er kjedelig. Kablene må være lange nok, tapet godt festet og omformerne merket. Vi har med reservekabler av hver type og en ekstra bærbar maskin med lysbildene allerede åpne, slik at vi kan bytte kilde uten å lete etter filer midt i et panel. Vi tester også signalet hele veien: fra maskinen, via mikseren, til skjermene i rommet og til strømmen. Mange feil oppdages først når bildet skal gjennom en omformer som ikke støtter den ønskede oppløsningen. Da er det bedre å oppdage det to timer før dørene åpner enn to minutter etter at sendingen har startet.

Vi forteller arrangøren åpent at selv med god forberedelse kan et signal falle ut eller en nettstrøm hakke. Det vi kan gjøre, er å ha en plan for hva som skjer da: hvem tar over lysbildene, hvem informerer publikum, og om panelet kan fortsette uten bilder en stund.

• Reservekabler og omformere merket og klare
• Ekstra maskin med lysbildene åpnet
• Fast rutine hvis signalet faller ut

Den tekniske prøven med skjermene

På prøven går vi gjennom lysbildene i full rekkefølge, helst med de som faktisk skal snakke. Vi ser etter ting man ikke legger merke til alene: en taler som står i veien for skjermen, et bilde som er for mørkt på nett, en overgang som blinker, eller en lyd som følger med en animasjon og plutselig går ut i salen. Vi ser også på selve strømmen på en annen enhet, helst en vanlig bærbar maskin og en mobil. Det som ser bra ut på en kontrollskjerm i rommet, kan se helt annerledes ut hos en som sitter hjemme. Jeg ber alltid om at noen utenfor rommet følger med og forteller hva de faktisk ser og hører.

Prøven avsluttes med en kort skriftlig liste over det vi justerte og det vi valgte å la stå. Teknikeren og moderator får hver sin kopi, så ingen må huske detaljer fra en travel dag. Listen er ikke lang, men den hindrer at samme spørsmål stilles to ganger mens publikum venter.

• Gå gjennom lysbildene i full rekkefølge
• Se strømmen på mobil og bærbar maskin
• Skriv ned justeringene til teknikeren

Det vi lærer bort på dette området

I kurset går vi gjennom disse trinnene med øvelser, slik at deltakerne selv plasserer skjermer, bygger lysbilder for to formater og tester signalveien. Poenget er ikke å lære en fast oppskrift, men å se hvilke spørsmål som må stilles i hvert nytt rom, for rommene er forskjellige og utstyret likeså.

Vi er tydelige på begrensningene. Vi kan vise hvordan man reduserer risikoen for forsinkelser, dårlig lesbarhet og kabelfeil, men vi kan ikke garantere at en nettforbindelse holder gjennom hele arrangementet. Den ærlige tilnærmingen er å planlegge for at noe kan feile, og øve på hva man gjør da.

Presentasjonsskjermene virker enkle, men de binder sammen rommet og nettet: det publikum ser på veggen, skal seerne kjenne igjen på sine egne skjermer. God forberedelse handler om plassering, lesbare lysbilder, ryddige kabler og en ærlig prøve. Selv da kan teknikken svikte, og derfor hører en fast reserveplan med til oppsettet fra første dag.