Vanlige feil i moderatorforberedelsen, og slik unngår du dem

Spørsmålslisten som ikke tåler virkeligheten

Den vanligste feilen er en spørsmålsliste som er skrevet som et manus. Moderatoren har tolv spørsmål i fast rekkefølge og regner med at panelet følger dem. I et hybridt panel skjer det sjelden. En taler på nett svarer med et sekunds forsinkelse, en annen blir avbrutt av en lyd i rommet, og plutselig er du tre spørsmål bak.

Skriv heller listen i lag. Ha tre eller fire hovedspørsmål som må stilles, og ordne resten som valgfrie oppfølgere du kan hoppe over uten at samtalen mister tråden. Merk hvilke spørsmål som er rettet mot talerne i rommet og hvilke som passer for dem på nett, slik at du ikke ber en person på avstand om å kommentere noe han ikke har sett.

• Hovedspørsmål først, oppfølgere i egen kolonne
• Marker hvem spørsmålet er tenkt til
• Planlegg hvor du kan korte ned hvis tiden knapper

Nettspørsmål som kommer for sent eller aldri

Mange moderatorer lover at nettspørsmål skal få plass, men ingen har bestemt hvem som samler dem inn. Resultatet er at spørsmålene hoper seg opp i en chat som moderatoren ikke ser på, fordi blikket er rettet mot panelet og publikum i rommet.

Avtal på forhånd hvem som leser chatten og velger ut spørsmål. Det kan være teknikeren eller en egen medhjelper. Spørsmålene sendes til moderatoren på en måte som ikke krever at hun slipper blikket fra scenen, for eksempel som korte linjer på en skjerm eller i et delt dokument. Bestem også når i programmet nettspørsmålene tas opp, og si det høyt til seerne tidlig i sendingen.

• Én navngitt person som samler nettspørsmål
• Spørsmålene leveres på ett fast sted
• Si til seerne når spørsmålene tas opp

Å glemme at teknikeren er en del av samtalen

Moderatorer og teknikere møtes ofte for første gang rett før dørene åpnes. Da blir samspillet tilfeldig. Moderatoren vet ikke hvordan hun gir beskjed om at en taler på nett ikke høres, og teknikeren vet ikke når han kan bryte inn uten å ødelegge flyten.

Bruk tid i den tekniske prøven på å bli enige om enkle signaler. En håndbevegelse, et ord i øreproppen eller en lapp på bordet kan være nok. Avklar også hva moderatoren skal si til publikum hvis lyden faller ut, slik at pausen ikke føles som et sammenbrudd. Teknikeren bør ha en kopi av spørsmålslisten og vite hvem som snakker når.

• Faste signaler mellom moderator og tekniker
• En ferdig setning for når lyden faller ut
• Teknikeren har samme spørsmålsliste

Rommet blir viktigere enn skjermen

Når publikum sitter foran deg, er det lett å glemme talerne på nett. De blir en stemme fra en skjerm, og moderatoren vender seg stadig mot salen. For de som følger hjemmefra ser det ut som om panelet har snudd ryggen til dem.

Øv på å se mot kameraet når du henvender deg til en taler på nett, og la blikket hvile der noen sekunder. Si navnet først, still så spørsmålet, og vent. Pausen kan føles lang i rommet, men den gir nettdeltakeren tid til å høre deg og svare. Be også talerne i rommet om å henvende seg til dem på skjermen, ikke bare til hverandre.

Tidsplanen uten rom for tekniske avbrudd

Et program der hvert minutt er fylt, tåler ingen avbrudd. I et hybridt panel vil noe likevel gå galt: en mikrofon som må byttes, en taler som må logge inn på nytt, en lysbildevisning som henger. Er det ingen luft i planen, blir moderatoren sittende og improvisere under press.

Legg inn en buffer på fem til ti minutter i programmet, og bestem på forhånd hva som kuttes hvis den brukes opp. Vi kan ikke love at forbindelsen holder gjennom hele debatten, og det bør heller ingen annen gjøre. Det moderatoren kan gjøre, er å ha en plan for hva hun sier og gjør når noe svikter.

• Buffer på fem til ti minutter
• Avtalt hva som kuttes først
• Moderatoren vet hva hun sier ved avbrudd

Å øve for lite, og på feil ting

Mange moderatorer leser gjennom spørsmålene alene og kaller det forberedelse. Det som mangler, er en gjennomgang med de faktiske talerne, kameraene og lyden i rommet. Først da oppdager du at navneskiltene ikke vises i bildet, eller at en taler på nett ikke hører spørsmål fra salen.

Be om å få være med i minst en del av den tekniske prøven. Øv på overgangene: fra åpning til første spørsmål, fra rommet til nett og tilbake, og avslutningen. Si navnene høyt og sjekk uttalen. Ta gjerne opp prøven og se den i etterkant. Du vil se vaner du ikke merker selv, som at du ser ned i arkene når en taler på nett snakker.

• Delta i teknisk prøve med talerne
• Øv på overgangene mellom rom og nett
• Se gjennom opptaket etterpå

Feilene over har det til felles at de handler om samspill, ikke om utstyr. En moderator som har en fleksibel spørsmålsliste, en avtalt rutine for nettspørsmål, faste signaler til teknikeren og en realistisk tidsplan står sterkere når noe uventet skjer. Det er ingen garanti mot tekniske problemer, men det gjør at de ikke tar over samtalen. Bruk høstens arrangementer til å prøve rutinene dine i liten skala.